Interview Wissensmanagement – Teil II

Im zweiten Teil unseres Interviews sprechen wir mit Stefan Ehrlich über die Nachteile von Wissensmanagement, die Bedeutung von individuellem Wissensmanagement und Wissen als Machtfaktor.

Stefan Ehrlich ist Leiter des Bereichs Content und Collaboration Solutions bei T-Systems Multimedia Solutions und parallel als Prozessmanager Wertsicherung und Lernen verantwortlich für das TeamWeb, ein System für Wissensmanagment und Zusammenarbeit auf Wiki-Basis.

Dresden Future: “Wissen ist Macht”, in diesem Sinne denken viele MitarbeiterInnen offenbar manchmal noch an “Machtverlust” im Zusammenhang mit der Preisgabe von Wissen. Welche Rolle spielen Offenheit, Vertrauen und Fehlertoleranz für das Wissensmanagement in einem Unternehmen?

Stefan Ehrlich: Wenn jemand 10 Jahre lang den gleichen Kunden betreut, hat derjenige mit diesem Spezialwissen natürlich Macht. Allerdings bringt Teilen von Wissen auch enorme Vorteile mit sich. Handelt man beim Umgang mit Wissen nicht proaktiv, sondern gibt Wissen nur auf Nachfrage preis, führen häufige Anfragen von Kollegen zu mehr Belastung und Stress. Teilt man Wissen freiwillig, ist die Abwesenheit z.B. im Urlaub kein Problem mehr. Eventuelle Anfragen können von Kollegen beantwortet werden. Gibt jemand auch auf Nachfrage Wissen nicht preis, wird er mittelfristig aus dem Team gedrängt. Das ist ein normaler soziologischer Prozess. Wichtige Grundlage für die Weitergabe von Wissen ist, dass man mit konsumiertem Wissen verantwortungsvoll umgeht. Gerade auch beim Abgleich mit anderen Know-how-Trägern.

Dresden Future: Ein Nachteil von Wissensmanagement ist die ungeheure Informationsflut die entstehen kann. Wie lässt sich diese mit Wissensmanagement-Systemen sinnvoll in den Griff bekommen?

Stefan Ehrlich: Beim Wissensmanagement gibt es zwei Ansätze. Der person-to-document Ansatz und der person-to-person Ansatz. Beim person-to-document Ansatz schreibt jeder auf was er weiß. Dadurch entsteht mit enormen Zeitaufwand eine riesige Informationsflut, die sich aber mit Taxonomien, Onthologien und Folksonomien strukturieren lässt. Das Wichtigste bei diesem Ansatz ist das Tagging. Die Informationen müssen strukturiert und kategorisiert werden. Dabei spielen dann wieder Suchmaschinen eine wichtige Rolle um das gewünschte Thema schnell und zuverlässig zu finden. Signals, also die proaktive Zustellung von Informationen an Menschen mit gleichem Interessensprofil können den Suchvorgang umgehen und proaktiv zur Wissensteilung beitragen. Dokumente enthalten oft nur ungefähre Problemlösungen, denn Wissen wird meist nicht vollständig gespeichert. Dem person-to-document Ansatz heute überlegen ist in der Regel der person-to-person Ansatz. Beim person-to-person Ansatz vernetzten sich Experten, um Lösungen zu finden. Auf Nachfrage kann eine Person schneller und genauer helfen als ein Dokument. Aber auch dieser Ansatz benötigt dokumentiertes Wissen, anhand dessen Experten identifiziert werden können. Nur so ist der Aufbau von Netzwerken zwischen den Kollegen die sich noch nicht kennen effektiv möglich. Die benötigte Dokumentation von Wissen kann hierbei jedoch einfach über den Einsatz von Web2.0-Tools für die täglichen Arbeit erfolgen. Werden z.B. Fachkonzept im WIKI erstellt, so reichen diese Spuren aus, um KnowHow-Träger zu finden.

Dresden Future: Wissensmanagement gewinnt auch für den einzelnen an Bedeutung. Wird man in Zukunft von der Schule über Studium und Beruf sein individuelles Wissensmanagement betreiben?

Stefan Ehrlich: Ja, ich denke schon. Die Kopie der Festplatte ist dabei aber zu wenig. Denn in die alten Ablagestrukturen schaut man i.d.R. nie wieder rein. Dokumentiertes Wissen veraltet heute in den meisten Fällen immer schneller. Deshalb ist es wichtig, eher Wissensquellen zu verwalten. Sinnvolle Lösungen für das Verwalten von Quellen sind gerade im Entstehen, einfachs Bookmarken hilf da auf Dauer nicht. Im Endeffekt muss aber jeder individuell herausfinden wie das persönliche Wissen am effizientesten verwaltet wird. Wichtig ist dabei der individuelle Ansatz der Strukturierung. Ich kenne Menschen, die bereiten Neues in einer Mindmap auf, andere wiederum speichern sich Bookmarks mit Stichpunkten oder kurzen Anmerkungen ab. Aber nicht nur Quellenverwaltung sondern auch Vernetzung sind die Stichpunkte für die Zukunft. Es ist eben nicht nur wichtig den Überblick über sein Wissen zu behalten sondern auch die passenden Ansprechpartner zu kennen, die bei Bedarf das passende Wissen zur Verfügung stellen können und wollen.