Was man für das Projektmanagement vom BarCamp Berlin 3 lernen kann

“Taggen”, “bloggen”, “twittern” sind nur einige Bestandteile eines BarCamps. Hier ein paar wichtige Regeln die zu einem erfolgreichen BarCamp beitragen.

Start-up/Kick off
Alle Barcampteilnehmer versammeln sich in einer großen Halle. Normalerweise stellt sich jeder Teilnehmer kurz vor. Aufgrund der Teilnehmerzahl entfällt dies heute. Dafür hat sich jeder Teilnehmer selber „getaggt“; diese Info kann man in einer eignen MIXXT-Community à la Xing einsehen und real auf dem Namensschild lesen.

Danach erfolgt das Set-up des Tages. Einzig vorgesehen ist das Grid, ein Timesetting von 7 Sessions von 45 Minuten, dazwischen jeweils 30 Minuten Pause. Weitere Randbedingung sind die vorhandenen Räumlichkeiten. Jeder ist aufgefordert Themen zu präsentieren und Sessions anzubieten. Danach wird das Interesse geprüft und die Session in das Grid übertragen. Leider erfolgt das handschriftlich auf einer grossen Pinnwand, sodass bei über 500 Teilnehmern die Zusammenstellung der eigenen Sessions schwierig ist. Danach startet das Barcamp und die Sessions laufen in dem vorgesehenen Zeitplan und definierten Spielregeln.

Learnings
Lasse Mitarbeiter selber entscheiden an welchen Projekten sie teilnehmen möchten und zu welchen Themen sie Mehrwert liefern können. Stelle eine Plattform ähnlich einer Projektbörse, sowie klare Spielregeln zur Organisation bereit.

Austausch
Ein ad hoc Austausch erfolgt entweder persönlich oder „natürlich“ über twitter. Da die Nutzung von twitter mit mobilen Endgeräten möglich ist, ist quasi jeder Teilnehmer in der Lage über Gemütslage, Themen, und Erfahrungen für jeden in Echtzeit abrufbar zu berichten. Die Darstellung der sog. Tweets erfolgt ebenfalls durch eine grosse „Twitterwand“ (einem riesigem Display). Die Zuordnung der Tweets zu dem Event wird über das hinzufügen eines sogenannten Hashtags #bcberlin3 sichergestellt. Jeder Teilnehmer ist somit über die aktuellen Geschehnisse unmittelbar informiert und kann sich entsprechend selber am Austausch aktiv beteiligen.
Leider gibt es nur einen Hashtag, sodass eine Übersicht und Zuordnung zu Themen und Sessions nur sehr schwer möglich ist.

Learnings
Stelle eine Art Austausch und Diskussionsplattform bereit die jedem uneingeschränkt und mobil zur Verfügung steht. Dies kann ein Blog oder auch der (zusätzliche) Einsatz von Microblogging im Projekt sein. So kann sichergestellt werden, dass jeder Projektteilnehmer sofort über die aktuellen Geschehnisse im Projekt unterrichtet ist. Mails werden überflüssig und Telkos können nun ausschliesslich für Abstimmungen und Entscheidungen genutzt werden.

Dokumentation
Jeder Teilnehmer ist aufgefordert selber seine Eindrücke und Ergebnisse mitzuteilen. Dies geschieht durch Web 2.0 Technologien wie Blogs (ausführliche Berichte), Microblogs: Twitter (kurze Gedanken und ad hoc Mitteilungen) (s.o.), Flickr (Fotos), Slideshare (Präsentationen), qik (Videos). Die Zuordnung geschieht hier ebenfalls durch Tags. Leider gibt es keine konsolidierte Ansicht (so stelle ich mir das vor: ). Ohne zentralen Administationsaufwand gibt es somit eine vollständige Dokumentation des Barcamps.

Learnings
Arbeite ergebnisorientiert. Erlaube eine Version 1.0. Fordere jeden auf die Ergebnisse zentral bereitzustellen. Sorge dafür, dass sie sinnvoll abgelegt und von jedem wiedergefunden werden können.

Was kann man an einem Barcamp noch verbessern?
Eine konsolidierte Darstellung der Ergebnisse ist wünschenswert. Etabliere klare Regeln zur genaueren Taggung von Themen. Vereinbare im Vorfeld welche Technologien genutzt werden sollen. Techniken und Mittel zur Organisation von Themen und Teilnehmer sollten den Gegebenheiten entsprechend bereitgestellt werden.

Learnings
Auch von einem strukturierten Projektmanagement kann die 2.0 Welt lernen!