Finanz- und Wirtschaftskrise erhöhen den Druck auf die Unternehmen und nur diejenigen Unternehmen, die sich den Veränderungen stellen und bereit sind sich anzupassen, haben eine Chance sich am Markt gegen Wettbewerber zu behaupten. Folgende drei Megatrends werden die Collaboration in 2009 bestimmen:

1. Generation Y

Die Vertreter der Generation Y, auch Digital Natives genannt, drängen 2009 zum ersten Mal im großen Maße in die Unternehmen. Nach 1980 geboren, ist es die erste Generation, die größtenteils mit Internet und mobiler Kommunikation aufgewachsen ist. Die Generation Y sucht ständig nach neuen Herausforderungen, arbeitet gerne in virtuellen Teams und kann mit tiefen Hierarchien nicht viel anfangen. Sie unterscheidet nicht mehr zwischen Online- und Offline-Identität und nimmt es auch mit der Privatsphäre nicht so genau. Der Umgang mit neueren Kommunikations-Technologien gehört zu ihrem Alltag und sie erwarten den Gebrauch von Social Software Tools an ihrem Arbeitsplatz. Der selbstverständliche Umgang mit dem Internet und die Erwartungshaltung, die eigenen Verhaltensmuster mit an den Arbeitsplatz übernehmen zu können, wird den Einsatz von Social Software im Unternehmen revolutionieren. Bei der Einführung von Social Software war bisher in den Unternehmen ein interner Kulturwandel nötig, um die nötige Akzeptanz für die Mitarbeiter zu schaffen. Die Generation Y bringt diese Akzeptanz für Social Software-Anwendungen schon mit und muss vom Einsatz der Tools nicht überzeugt werden. Ganz im Gegenteil müssen die Unternehmen nun die Erwartungshaltung der Digital Natives an den Gebrauch von Social Software am Arbeitsplatz erfüllen.

2. Globale Einflüsse

Die globalen Einflüsse auf das einzelne Unternehmen verstärken sich laufend. Schnellere Produktlebenszyklen, neue Märkte und Konkurrenten führen zu einer Beschleunigung von Unternehmen. Chancen für neue Geschäftsideen entstehen schneller, verschwinden aber auch wieder in kurzer Zeit. Um die Chancen nutzten zu können, modularisieren und virtualisieren sich Unternehmen mehr und mehr. Andere Unternehmen lagern ganze Dienstleistungsbereiche komplett in Schwellenländer aus. Die globale Wirtschafts- und Finanzkrise wird 2009 bei vielen Unternehmen den Druck auf der Kostenseite erhöhen und damit die oben genannten Trends beschleunigen. Um die Kosten senken zu können werden die Unternehmen versuchen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Aus Auslagerung und steigender Kooperation über die eigene Wertschöpfungskette hinaus, entstehen eine Vielzahl an neuen Netzwerken zwischen Personen, Unternehmen und Projektteams. Das Beziehungsgeflecht jedes einzelnen verliert dabei an Übersichtlichkeit. Der Einsatz von Collaboration Tools wird so immer wichtiger, denn die passenden Tools schaffen die richtigen Strukturen und Räume als Basis einer funktionierenden Zusammenarbeit.

3. Wissensmanagement

Das althergebrachte Auswendiglernen von trockenen Fakten und Zahlen ist für die meisten heute oft nur noch eine Form von Zeitverschwendung. Das liegt zum großen Teil an dem veränderten Umgang mit Wissen. Der Zugang zu Wissen war in der Vergangenheit umständlicher als heute. Fakten mussten ständig in Büchern nachgeblättert werden. Da nicht alle benötigten Bücher griffbereit im Regal standen, musste oft umständlich in einer Bibliothek das richtige Buch gesucht werden. Ein paar wichtige Fakten im Kopf abzuspeichern, konnte da privat wie auch am Arbeitsplatz nicht schaden. Für das recherchieren von nichtgelernten Daten mussten so Stunden eingerechnet werden, dass geschieht heute mit ein paar Klicks in Sekunden. Die ständige Verfügbarkeit von Wissen lässt das Auswendiglernen von Wissen als Unnötig erscheinen. Zum anderen hat sich das verfügbare Gesamtwissen auf der Welt, aber auch in jedem Unternehmen, massiv gesteigert. Von der Erfindung des Buchdrucks 1447 bis zum Zeitalter der Aufklärung 1750 verdoppelte sich das niedergeschriebene Wissen in 300 Jahren. Heute verdoppelt sich das weltweit verfügbare Wissen alle paar Jahre. Und schon in wenigen Jahren wird sich der Zeitraum auf wenige Wochen verkürzen. Der Anteil des Einzelnen an dem Gesamtwissen sinkt gleichzeitig stetig ab. Um das kollektive Wissen anderen zur Verfügung zu stellen, ist es daher immer wichtiger das Wissen so zu managen das es effektiv genutzt werden kann. Gerade für Unternehmen wird sich dies als entscheidender Wettbewerbsvorsprung, und später sogar zur Überlebensstrategie entwickeln. Das reine Verwalten von Wissen wird dabei aber nicht ausreichen. 2009 werden Unternehmen anfangen diverse Kommunikations-, Lern- und Collaboration-Anwendungen in einem Portal zu integrieren. Das liegt auch an der wachsenden Bedeutung von E-Learning. Um den Anschluss an Wettbewerber nicht zu verlieren und gleichzeitig Kosten durch Online Trainings sparen zu können, steigt der Drang Mitarbeiter online fortzubilden. Die Integration von Wissen-, Kommunikation-, und Lern-Tools in ein einziges Portal ermöglicht den Austausch unter den Lernenden. Gruppenbasiertes Lernen beschleunigt den Bildungsprozess und spart so nebenher auch bezahlte Arbeitszeit.

Diese zentrale Frage beantwortet der zweite Teil der Reihe Wissensmanagment im Enterprise 2.0. Die positiven Effekte, die aus dem Einsatz von Social Software im Unternehmen resultieren, hängen nicht nur an fundamentalen menschlichen Eigenschaften ab, sondern auch von veränderten kulturellen Voraussetzungen, die in dieser Präsentation lebensnah und anschaulich erklärt werden:

Die Entdeckung des Menschen: Wissensmanagement im Enterprise 2.0

Die nachfolgende Präsentation ist der Teil 1 von 3 Akten. “Der Wikipedia Irrtum” lautet der Titel des ersten Teils und wirft nicht nur einen Blick auf das “alte Wissensmanagement” sondern auch darauf, wie die neuen Tools an vielen Stellen mit den alten Konzepten eingesetzt werden – was nicht funktionieren kann.

Was ist das? Wissensmanagement im Enterprise 2.0

Stefan Ehrlich ist Leiter des Bereichs Content und Collaboration Solutions bei T-Systems Multimedia Solutions und parallel als Prozessmanager Wertsicherung und Lernen verantwortlich für das TeamWeb, ein System für Wissensmanagment und Zusammenarbeit auf Wiki-Basis.

Dresden Future: “Wissen ist Macht”, in diesem Sinne denken viele MitarbeiterInnen offenbar manchmal noch an “Machtverlust” im Zusammenhang mit der Preisgabe von Wissen. Welche Rolle spielen Offenheit, Vertrauen und Fehlertoleranz für das Wissensmanagement in einem Unternehmen?

Stefan Ehrlich: Wenn jemand 10 Jahre lang den gleichen Kunden betreut, hat derjenige mit diesem Spezialwissen natürlich Macht. Allerdings bringt Teilen von Wissen auch enorme Vorteile mit sich. Handelt man beim Umgang mit Wissen nicht proaktiv, sondern gibt Wissen nur auf Nachfrage preis, führen häufige Anfragen von Kollegen zu mehr Belastung und Stress. Teilt man Wissen freiwillig, ist die Abwesenheit z.B. im Urlaub kein Problem mehr. Eventuelle Anfragen können von Kollegen beantwortet werden. Gibt jemand auch auf Nachfrage Wissen nicht preis, wird er mittelfristig aus dem Team gedrängt. Das ist ein normaler soziologischer Prozess. Wichtige Grundlage für die Weitergabe von Wissen ist, dass man mit konsumiertem Wissen verantwortungsvoll umgeht. Gerade auch beim Abgleich mit anderen Know-how-Trägern.

Dresden Future: Ein Nachteil von Wissensmanagement ist die ungeheure Informationsflut die entstehen kann. Wie lässt sich diese mit Wissensmanagement-Systemen sinnvoll in den Griff bekommen?

Stefan Ehrlich: Beim Wissensmanagement gibt es zwei Ansätze. Der person-to-document Ansatz und der person-to-person Ansatz. Beim person-to-document Ansatz schreibt jeder auf was er weiß. Dadurch entsteht mit enormen Zeitaufwand eine riesige Informationsflut, die sich aber mit Taxonomien, Onthologien und Folksonomien strukturieren lässt. Das Wichtigste bei diesem Ansatz ist das Tagging. Die Informationen müssen strukturiert und kategorisiert werden. Dabei spielen dann wieder Suchmaschinen eine wichtige Rolle um das gewünschte Thema schnell und zuverlässig zu finden. Signals, also die proaktive Zustellung von Informationen an Menschen mit gleichem Interessensprofil können den Suchvorgang umgehen und proaktiv zur Wissensteilung beitragen. Dokumente enthalten oft nur ungefähre Problemlösungen, denn Wissen wird meist nicht vollständig gespeichert. Dem person-to-document Ansatz heute überlegen ist in der Regel der person-to-person Ansatz. Beim person-to-person Ansatz vernetzten sich Experten, um Lösungen zu finden. Auf Nachfrage kann eine Person schneller und genauer helfen als ein Dokument. Aber auch dieser Ansatz benötigt dokumentiertes Wissen, anhand dessen Experten identifiziert werden können. Nur so ist der Aufbau von Netzwerken zwischen den Kollegen die sich noch nicht kennen effektiv möglich. Die benötigte Dokumentation von Wissen kann hierbei jedoch einfach über den Einsatz von Web2.0-Tools für die täglichen Arbeit erfolgen. Werden z.B. Fachkonzept im WIKI erstellt, so reichen diese Spuren aus, um KnowHow-Träger zu finden.

Dresden Future: Wissensmanagement gewinnt auch für den einzelnen an Bedeutung. Wird man in Zukunft von der Schule über Studium und Beruf sein individuelles Wissensmanagement betreiben?

Stefan Ehrlich: Ja, ich denke schon. Die Kopie der Festplatte ist dabei aber zu wenig. Denn in die alten Ablagestrukturen schaut man i.d.R. nie wieder rein. Dokumentiertes Wissen veraltet heute in den meisten Fällen immer schneller. Deshalb ist es wichtig, eher Wissensquellen zu verwalten. Sinnvolle Lösungen für das Verwalten von Quellen sind gerade im Entstehen, einfachs Bookmarken hilf da auf Dauer nicht. Im Endeffekt muss aber jeder individuell herausfinden wie das persönliche Wissen am effizientesten verwaltet wird. Wichtig ist dabei der individuelle Ansatz der Strukturierung. Ich kenne Menschen, die bereiten Neues in einer Mindmap auf, andere wiederum speichern sich Bookmarks mit Stichpunkten oder kurzen Anmerkungen ab. Aber nicht nur Quellenverwaltung sondern auch Vernetzung sind die Stichpunkte für die Zukunft. Es ist eben nicht nur wichtig den Überblick über sein Wissen zu behalten sondern auch die passenden Ansprechpartner zu kennen, die bei Bedarf das passende Wissen zur Verfügung stellen können und wollen.

Im Dresden Future Forum sprach Sefan schon einmal zu dem Thema “Die Auswirkungen von Dezentralität im Enterprise 2.0″. Auf dem BarCamp Berlin 3 hielt Stefan eine Session zum Thema Wissensmanagement 2.0. Ein Anlass für uns im Interview mit Ihm über Wissensmanagement als Produktionsfaktor, den einhergehenden Kulturwandel und wie man sein persönliches Wissensmanagement gestalten kann, zu sprechen.

Dresden Future: Wissen wird innerhalb der Unternehmen immer mehr als Produktionsfaktor verstanden. Welche Rolle spielt Wissen für den Erfolg eines Unternehmens und worin liegt die strategische Grundlage für das Wissensmanagement?

Stefan Ehrlich: Rund 80 Prozent des Wissens eines Mitarbeiters findet sich heute auch irgendwo im Internet. Die restlichen 20 Prozent sind die entscheidenden. Dies kann Spezialwissen über einzelne Produkte, ganz allgemein Erfahrungen, aber auch Wissen über den Kunden sowie Branchenwissen sein. Wissensmanagement als Ansatz muss die Personen identifizieren die über solches Spezialwissen verfügen, dieses Wissen sicherstellen und auch aktuell halten können. Für uns als Unternehmen ist Wissen die Erfolgsgrundlage. Unser unternehmenseigenes TeamWeb unterstützt uns bei dieser Aufgabe. Mit einer Vielzahl von Communities ist es zugleich Kommunikationswerkzeug für alle Mitarbeiter und dient als strategische Grundlage für das Wissensmanagement.

Dresden Future: Welche Rolle spielen Informations- und Kommunikationstechnologien für das Wissensmanagement in einem Unternehmen?

Stefan Ehrlich: Tools sind vor allem im Rahmen von bekannten Strukturen wichtig, können aber den Menschen nicht ersetzten. Der zwischenmenschliche Austausch, die Kommunikation zwischen den einzelnen Agierenden, sollte weiter im Vordergrund stehen. Technologien können aber ergänzen, helfen und Sachverhalte wieder erkennbar machen. Am besten funktioniert das in Web-orientiertem Wissensmanagement, in der alle internen und externen Informationsquellen in die Unternehmensbasis mit einbezogen werden.

Dresden Future: Neben strukturellen Veränderungen kann Wissensmanagement im erheblichen Maße auch kulturelle Veränderungen mit sich bringen. Stehen die Unternehmen mit der Einführung von Wissensmanagement vor einem kompletten Wandel der Unternehmenskultur?

Stefan Ehrlich: Die früheren universitären Ansätze von Wissensmanagement sind i.d.R. durchweg gescheitert. Einer der Hauptgründe war die mangelnde Veränderung der Unternehmenskultur. Jeder schrieb einfach auf was er wusste. Das Zwischenmenschliche ist dabei aber oft zu kurz gekommen. Der Aufschreibende tat dies meist in einem anderen Kontext als der Wissenssuchende, insofern war die Wissensverwertung schwierig. Oft fehlte schlichtweg auch die Zeit für Wissensmanagement. Mit Web 2.0 haben sich die Menschen mehr vernetzt und das hat vieles leichter gemacht. Wissensmanagement ist nicht mehr Aufschreiben und Konsumieren, sondern Kommunizieren. Aber Wissensmanagement stößt auch heute noch auf Widerstände in den Unternehmen. Konkurrenzdenken, Profit-Center-Strukturen und Misstrauen behindern die erfolgreiche Einführung. Um Wissensmanagement erfolgreich umzusetzen muss deshalb die Einführung von Tools und Methoden synchron mit einem Kulturwandel im Unternehmen stattfinden.

He went on to say that the previously rather formal learning process will become more informal, and explained that the Extended Internet is the most suitable method of communication to allow [...]

Dr. Eilif Trondsen: Next Generation E-Learning and Knowledge Management
Launch the video presentation with synchronized slides here [Recorded: June, 2005 in Dresden, Germany. Duration: 00:36:20].

Dr. Eilif Trondsen,Head of the Learning On Demand Programme by SRI Consulting Business Intelligence,
 a spin-off of the Stanford Research Institute. The SRIC-BI combines content-based research programmes with corporate consulting. Over the past 25 years, Dr. Eilif Trondsen has developed extensive know-how in this area by managing and collaborating on various national and international projects. He is specifically concerned with electronically based learning (e-learning) and electronic commerce (e-commerce). Dr. Eilif Trondsen holds talks on developing strategies for e-learning, future developments in global business environments, e-commerce trends and strategic management planning at international conferences.

Career Stages:

Studied Economics at Jose State University, doctoral studies at the University of California in Santa Barbara.
Dr. Eilif Trondsen has taught Economics at San Jose State University, Chabot College and Saint Mary’s College.
Before working for SRIC-BI he researched oil and gas leasing deals, particularly in the North Sea.
He has written numerous reports and studies, and is the founder and chairman of the Emergent Learning Forum.

For more information please see: http://www.sric-bi.com/.